Tämä on Hallintomestarit Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Laadittu 18.11.2022. Viimeisin muutos 18.11.2022.
Hallintomestarit Oy, Erkylän kartano 120, 05820 Hyvinkää
Minna Tiainen, minna.tiainen@hallintomestarit.fi
Yrityksen asiakasrekisteri
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakkaan antaman toimeksiannon suorittaminen ja siihen liittyvät toimet sekä yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi yms.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite sekä postitoimipaikka. Asiakasyrityksistä y-tunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite ja postitoimipaikka. Sekä tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Tietojen säilytysaika: Henkilötiedot säilytetään koko sopimuskauden ajan sekä sen jälkeen niin kauan, että sopimussuhteeseen liittyvät asiat on hoidettu. Muita sopimussuhteen tietoja säilytetään laissa säädetyn mukaisesti.
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta sopimuksen syntymisen yhteydessä.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän puolesta luotetut palveluntarjoajat esimerkiksi tietotekniikan ja joidenkin markkinoinnin osa-alueiden sujuvoittamisen varmistamiseksi. Palveluntarjoajilla ei ole lupaa käsitellä tässä yhteydessä saatuja henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa. Henkilötietoja voidaan käsitellä vähäisissä määrin EU:n ulkopuolella, jolloin rekisterinpitäjä on huolehtinut asianmukaisista suojatoimenpiteistä mm. ottamalla käyttöön EU:n komission mallisopimuslausekkeet ja sopimalla palveluntarjoajan kanssa asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista suojatoimista.
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Käytössä olevien laitteiden fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät osoitteesta tietosuoja.fi.